견적(PI)부터 결재까지 RFQ자동화 (자동화 사례3편)

AI 활용

불과 2년 전까지만 해도 AI는 막연한 ‘가능성’의 단계에 머물러 있었습니다. 하지만 2025년과 2026년을 지나며 AI는 비즈니스 현장에서 없어서는 안 될 핵심 플레이어로 자리 잡았습니다. 최근 글로벌 컨설팅 기업 PwC의 보고서에 따르면, AI를 적극적으로 도입한 산업의 생산성은 그렇지 않은 산업보다 3배나 폭증한 것으로 나타났습니다. 이제 기업들에 중요한 질문은 "AI를 도입할 것인가"가 아니라 "어떤 업무를, 어느 수준까지 자동화하여 수익으로 바꿀 것인가"가 되었습니다.

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실제로 각종 조사 기관은 2026년까지 국내 기업의 약 85%가 AI를 업무에 활용하게 될 것이며, 일상적인 업무의 15% 이상이 자율적인 AI 에이전트에 의해 처리될 것으로 전망하고 있습니다. 특히 한 명이 구매부터 운영까지 도맡아야 하는 중소기업 환경에서 수십 군데의 공급사에 견적을 요청하고(RFQ) 이를 취합하는 업무는 단순 사무를 넘어 기업의 성장을 가로막는 거대한 병목 현상이 됩니다.

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오늘은 엑스보스(X-BOSS)가 구축한 '견적부터 결재까지 RFQ 자동화 워크플로우(XWF-PRC-01)' 사례를 통해, 사람이 하던 소모적인 과정을 어떻게 지능형 자동화로 전환했는지 사례를 간단히 안내 드리겠습니다.

엑스보스(X-BOSS)가 설계한 RFQ 지능형 자동화

 

엑스보스는 담당자의 시간과 비용을 낭비하는 단순 반복 과정을 7단계의 지능형 프로세스로 재설계했습니다. 각 단계에서 일반 기업이 겪는 현실적인 고충과 자동화가 가져온 변화를 짚어봅니다.

 

 

Task 01. 공급사 리스트 및 데이터 수집 (수집)

• 일반 기업의 실태: 일반기업에서 새로운 프로젝트가 시작되면 담당자는 과거의 엑셀 파일들을 뒤적이고 ERP 시스템에 접속해 적절한 공급사 연락처와 품목 사양을 일일이 찾아 복사합니다. 이 과정에서 최신 데이터가 누락되거나 잘못된 단가를 참조하는 실수가 잦습니다.
• X-BOSS 자동화: AI 에이전트가 ERP 시스템과 이메일 및 Back office 폴더에 접근하여 공급사 리스트, 품목 정보, 사양 및 납기 조건 데이터를 수집합니다.

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Task 02. 맞춤형 RFQ 메일 및 템플릿 생성 (생성)

• 일반 기업의 실태: 여러 군데 공급사에 보낼 메일을 하나하나 작성합니다. "저번 서식 어디 있지?"라며 과거 메일을 찾아 복사하고, 상대 기업에 따라 개인화메일 작성부터 첨부파일이 제대로 들어갔는지 확인하느라 오전 시간을 다 허비하곤 합니다.
• X-BOSS 자동화: 수집된 데이터를 바탕으로 각 공급사별 맞춤형 RFQ 메일 본문과 첨부용 표준 견적 템플릿을 자동으로 생성합니다. 필요한 사양서와 필수 문서가 빠짐없이 포함되도록 설계되었습니다.

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Task 03. 일괄 발송 및 회신 데이터 기록 (생성)

• 일반 기업의 실태: "전송" 버튼을 수십 번 누른 뒤, 별도의 엑셀 시트에 "A사 보냄", "B사 보냄"이라고 기록하며 관리합니다. 상대 기업이 메일을 회신할 때까지 일일이 확인 할 수 밖에 없습니다.
• X-BOSS 자동화: 생성된 RFQ를 모든 공급사에 일괄 발송하며, 발송 로그와 실시간 회신 상태를 자동으로 기록하며 이벤트 상태를 담당자에게 알림을 발송합니다.

Task 04. 회신 메일 및 견적서 수집/폴더링 (수집)

 

• 일반 기업의 실태: 며칠 뒤부터 쏟아지는 회신 메일 사이에서 견적서를 찾기 위해 검색창을 쉼 없이 두드립니다. 다운로드받은 파일들을 "A사_견적서_최종.pdf"와 같이 이름을 바꿔 폴더에 정리하는 단순 작업에 매몰됩니다.
• X-BOSS 자동화: AI가 수신함을 실시간으로 모니터링하여 RFQ에 대한 회신 메일을 감지하고, 첨부된 견적서 파일을 스스로 추출하여 프로젝트별 전용 폴더로 자동 분류합니다.

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Task 05. 견적서 파싱 및 항목 정규화 (AI)

• 일반 기업의 실태: 구매 업무의 가장 큰 고통 단계입니다. PDF, Excel, 심지어 이미지로 된 견적서들을 일일이 열어 엑셀 비교표에 단가를 타이핑하고 취합 합니다. 숫자를 잘못 입력하는 '휴먼 에러'가 발생하면 수천만 원의 손해로 이어질 수 있어 엄청난 스트레스를 유발합니다.
• X-BOSS 자동화: AI가 서로 다른 양식의 견적서를 자동으로 분석(Parsing)하여 단가, 수량, 규격 등의 데이터를 표준 항목으로 정규화하여 추출합니다. 오타나 오입력의 가능성을 원천 차단합니다.

Task 06. 자동 비교표 생성 (생성)

• 일반 기업의 실태: 모든 데이터를 입력한 뒤에도 최저가순, 납기순으로 정렬하기 위해 엑셀 함수를 걸고 서식을 만집니다. 보고용 시트를 예쁘게 꾸미는 데 또 아까운 시간을 씁니다.
• X-BOSS 자동화: 규격화된 템플릿시트와 정규화된 데이터를 바탕으로 공급사별 단가, 납기, 품질 조건을 한눈에 볼 수 있는 표준 비교표를 즉시 생성합니다. 최적의 조건이 자동으로 하이라이트됩니다.

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Task 07. 최종 검증 및 결재 상신 (검증)

• 일반 기업의 실태: 출력한 비교표를 들고 상사에게 가서 설명하고 승인을 받기 위해 또다시 그룹웨어에 내용을 입력하며 시간을 보냅니다.
• X-BOSS 자동화: 최종 작성 문서를 이메일을 통해 최종 검증을 요청합니다 ( HITL ) 담당자는 AI가 만든 비교표를 최종 승인/반려만 하면 됩니다. 승인 시 내부 결재 시스템(HITL)과 연동되어 클릭 한 번으로 결재 상신까지 완료됩니다. 전체적인 의사결정 속도가 비약적으로 향상됩니다.

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AI업무자동화, 이후 일어난 생산성 변화

RFQ 자동화 도입 이후, 해당 기업의 구매 프로세스는 확실하게 변했습니다. 수치로 확인되는 결과는 더욱 놀랍습니다.

 

• RFQ 사이클 타임: 5일 → 1~2일 단축 (전체 프로세스 속도가 2배 이상 빨라졌습니다.)
• 담당자 투입 시간: 4시간 → 20분 (단순 반복 작업이 90% 이상 사라졌습니다.)
• 업무 누락율: 2~3% 수준 관리 (사람의 실수로 인한 누락이나 기재 오류가 사실상 제거되었습니다.)

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지금 시작해야 하는 이유: 미룰수록 커지는 '지연 비용'

 

기업의 경쟁력은 이제 기술 혁신 역량에 의해 결정됩니다. 특히 생성형 AI 도입은 단순한 효율 개선을 넘어 비즈니스 모델의 근본적인 변화를 요구하고 있습니다. 수작업 기반의 RFQ 운영은 단순히 '번거로운 일'이 아닙니다. 반복적으로 지연 비용을 발생시켜 기업의 현금 흐름을 악화시키는 리스크입니다. 업무 자동화는 단순한 유행이 아니라, 인재들이 반복 업무의 고통에서 벗어나 기업의 성장을 위한 창의적이고 전략적인 업무에 몰입하게 만드는 필수적인 생존 투자입니다.

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엑스보스(X-BOSS)는 중소기업과 스타트업의 업무 환경을 누구보다 깊이 이해하며, 기획부터 운영까지 모든 여정을 A부터 Z까지 책임지는 든든한 파트너입니다. 이러한 업무는 AI 디지털 워커에게 맡기고, 귀사의 인재들은 더 가치 있는 일에 몰입 하세요

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